- メールやWebで受け取った請求書は、紙に印刷せず電子のまま保存する（2024年1月から）
- 「日付・金額・取引先」で探せる形で保存する
- インボイスは登録番号と税率ごとの金額・税額が載っているかを、受け取る時に確かめる
この記事は2026年11月時点の要点です。会社の規模による例外や、具体的な保存のしかたは、国税庁の資料や税理士にご確認ください。
運送会社に届く請求書は種類が多い
運送会社には、燃料カード・高速道路（ETC）・整備工場・タイヤ・保険・協力会社など、毎月たくさんの請求書が届きます。届き方も、郵送・メールのPDF・Webからのダウンロードとばらばらです。電子帳簿保存法とインボイス制度は、この「受け取った請求書」の扱いに大きく関わります。
電子帳簿保存法：受け取った電子の請求書は電子のまま保存
2024年1月から、メールやWebなど電子で受け取った請求書（電子取引のデータ）は、紙に印刷して保存するのではなく、電子のまま保存することが必要になりました。
| 要件 | 中身 |
|---|---|
| 改ざんされない | タイムスタンプを付ける、訂正・削除の記録が残る仕組みで保存する、または訂正・削除の決まりを社内で定めて守る、など |
| 探せる | 取引の日付・金額・取引先で検索できること（日付や金額は範囲で探せること） |
| 見られる | パソコンの画面や印刷で、すぐに中身を見られること |
売上が一定以下の会社など、検索の要件がゆるくなる例外もあります。紙で届いた請求書は、これまでどおり紙で保存することもできます（スキャンして電子で保存する方法もあります）。
インボイス制度：受け取る時に確かめること
2023年10月から、仕入れにかかった消費税を差し引く（仕入税額控除）には、原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要です。受け取る時に、次の項目が載っているかを確かめます。
- 発行した会社の名前と登録番号（Tから始まる番号）
- 取引の日付
- 取引の内容
- 税率ごとに分けた金額の合計と、適用した税率
- 税率ごとの消費税額
- 受け取る側（自社）の名前
協力会社の中には、免税事業者で登録番号を持たない会社もあります。その場合の控除の扱いは経過措置で時期により変わるので、税理士と確かめてください。
実務の流れ（例）
- メール・Web・郵送（スキャン）で届いた請求書を1か所に集める
- 日付・金額・取引先・登録番号を読み取って、請求書に付ける
- 登録番号と税率の記載を確かめ、足りない所は相手に連絡する
- 自社の記録（給油・高速・整備・配車）と照らす
- 電子のまま、日付・金額・取引先で探せる形で保存する
よくある質問
- メールで届いた請求書を印刷して保存するのはだめですか？
- 2024年1月からは、電子で受け取った請求書は電子のまま保存する必要があります。印刷した紙だけを保存するのは、原則として認められません（例外の扱いは税理士にご確認ください）。
- 検索できる形とは、専用のシステムが必要ですか？
- 必ずしも必要ではありません。ファイル名に日付・金額・取引先を入れてフォルダで管理する方法などもあります。ただ、件数が多い運送会社では、読み取って自動で付ける仕組みの方が漏れがありません。
迅（JIN）でやる場合
迅（JIN）では、届いた請求書を迅AIが読み取り、日付・金額・相手を付けて、すぐ探せる形で残します。取り込む時に登録番号と税率を確かめ、燃料・高速・修理は車ごとの原価にも仕分けます。
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