この記事の要点
- ズレの多くは「高速代」「待機料」「付帯作業」「キャンセル」「日付違い」の5つ
- 自社の記録を先に「支払うはずの額」としてそろえておくと、照合は差の確認だけになる
- 照合が済んだら、振込期日ごとに全銀データでまとめて振り込む
なぜ傭車の請求照合に時間がかかるのか
協力会社への依頼（傭車）が多い運送会社では、月末から月初にかけて、何十社もの請求書が郵送・メール・LINE・FAXでばらばらに届きます。1枚ずつ、自社の配車表や依頼の記録と照らして「この運行は本当にあったか」「金額は約束どおりか」を確かめるのに、何日もかかることがあります。
よくあるズレ
| ズレ | 例 | 先にやっておくこと |
|---|---|---|
| 高速代 | 請求に高速代が入っているが、こちらの記録では運賃込み | 依頼の時に「高速代は別か込みか」を記録する |
| 待機料・付帯作業 | 荷待ち2時間分の待機料が足されている | 現場から待機・作業の連絡を受けた時に記録する |
| キャンセル | 前日キャンセルした仕事が請求されている | キャンセルの日時と、キャンセル料の取り決めを残す |
| 日付違い | 積日で請求されているが、こちらは着日で管理 | どの日付で締めるかを協力会社とそろえる |
| 運賃の違い | 前の単価のまま請求されている | 単価を変えた時に、依頼書に新しい単価を書く |
照合を楽にする手順
- 支払う予定額を先にそろえる：配車で協力会社を決めた時に、運賃・高速代・付帯の取り決めを記録しておく
- 請求書を1か所に集める：郵送はスキャン、メールとLINEも同じ所に。届いた順に読み取る
- 行ごとに照らす：請求書の明細1行と、自社の運行1件を、日付・区間・車番で突き合わせる
- 差がある所だけ見る：合っている行は確認済みにし、差がある行の理由だけを協力会社と確かめる
- 承認して振込データを作る：振込期日ごとにまとめ、銀行に取り込む全銀データを作る
- 請求書の保存：メールやPDFで受け取った請求書は、電子帳簿保存法に沿って電子のまま保存します。
- 登録番号の確認：インボイス制度の登録番号と税率が正しく載っているかを確かめます。
- 傭車のもうけを見る：荷主さんからの運賃と協力会社への支払いを並べると、出した便の粗利が分かります。
よくある質問
- 協力会社に決まった形の請求書をお願いした方がよいですか？
- 形をそろえてもらえれば照合は楽になりますが、協力会社が多いと全社には広がりません。自社側で「支払う予定額」をそろえておき、どんな形の請求書でも行ごとに照らせる方が確実です。
- 全銀データとは何ですか？
- 銀行の振込を一括で行うための決まった形のファイルです。インターネットバンキングに取り込むと、何十件もの振込を1回で済ませられます。
迅（JIN）でやる場合
運送会社が自社のために作ったシステム
迅（JIN）では、協力会社から郵送・メール・LINEで届く請求書を迅AIが読み取り、自社の配車・運賃の記録と1行ずつ照らして、違う所だけ赤で出します。人は差がある所を確かめて承認するだけで、振込期日ごとに全銀データを作れます。
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